Dit privacy beleid legt uit hoe Aktimmo omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met Aktimmo in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
Aktimmo hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Aktimmo behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Aktimmo evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.
Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Aktimmo op dit gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.
Aktimmo is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn: Aktimmo BVBA, Schepen Dejonghstraat 29, 3800 Sint-Truiden, KBO 0478.315.512, tel 011/673900, mail info@aktimmo.be.
Aktimmo is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. Aktimmo bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
Aktimmo kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens Aktimmo en volgens de instructies van Aktimmo te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Aktimmo’ genoemd).
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die Aktimmo kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met Aktimmo. Hierbij wordt de context aangegeven waarin Aktimmo deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Aktimmo de gegevens verwerkt.
Categorie |
Voorbeelden |
Context |
1/ Identiteitsgegevens van de klant /opdrachtgever (verkoper of verhuurder)
2/ Identiteitsgegevens van kandidaat koper of huurder |
Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.
|
Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, klant wordt, een bemiddelingsopdracht sluit of u registreert om de diensten van Aktimmo (online) te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. Deze gegevens kunnen ondermeer door het inlezen van uw identiteitskaart worden verkregen. |
Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder) |
Eigendomstitel, stedenbouwkundig uittreksel, bodemattest, keuringattest van de elektrische installatie, EPC attest, informatie over de overstroomgevoeligheid, postinterventiedossier, informatie over de erfgoedwaarde |
Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht door Aktimmo opgevraagd bij de overheid of technische experten. |
Gegevens van kandidaat huurder die verband houden met een voorstel van verhuurcontract |
Informatie over beroep en werkgelegenheid, solvabiliteit, gezinssituatie, loon etc. |
Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult. |
Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst |
Rijksregisternummer |
Deze gegevens worden door u verstrekt
Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist. |
Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders) |
Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.
|
Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan Aktimmo wanneer Aktimmo de functie van syndicus uitoefent |
Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus |
Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc. |
Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd |
Gegevens over de verrichtingen van Aktimmo met u |
De informatie in verband met uw contacten met Aktimmo, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande Aktimmo, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz. |
Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Aktimmo (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.) |
Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant |
Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby’s etc. |
Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Aktimmo zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen. |
Aktimmo verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.
Aktimmo verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. Aktimmo zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.
Aktimmo verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:
Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Aktimmo rusten
Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen
Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Aktimmo, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen
In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.
Aktimmo dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat Aktimmo moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
Alvorens contracten te sluiten dient Aktimmo soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere :
In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Aktimmo een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Aktimmo worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.
Meer bepaald verwerkt Aktimmo uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:
Aktimmo kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.
Aktimmo verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Aktimmo ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
Aktimmo voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Aktimmo onder meer:
Aktimmo kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient Aktimmo eerst uw specifieke toestemming te vragen.
Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.
Aktimmo behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.
Aktimmo kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die Aktimmo bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.
In sommige gevallen is Aktimmo bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
Aktimmo draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :
In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Aktimmo ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Aktimmo zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Aktimmo en zijn gegevensbeschermingsbeleid.
Aktimmo bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.
Aktimmo zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Aktimmo, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
Aktimmo hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging
Aktimmo neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Aktimmo gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Aktimmo onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal Aktimmo u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar
Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan Aktimmo evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Schepen Dejonghstraat 29, 3800 Sint-Truiden of per e-mail naar info@aktimmo.be.
In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.
Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:
U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.